Als Gemeinde ist das Rathaus von Høje-Taastrup ein komplexer Arbeitsplatz mit vielen verschiedenen Funktionen und Mitarbeitergruppen. Der Umzug von einem älteren, nicht zeitgemäßen Gebäude in ein flächenmäßig deutlich kleineres, neues Gebäude mit flexiblen Arbeitsplätzen, erfordert einen integrativen Veränderungsprozess. Die Einbeziehung sowohl der Führungskräfte als auch der Mitarbeiter trägt dazu bei, eine Eigenverantwortung für das Projekt zu übernehmen, gemeinsam neue Nutzungsszenarien zu entwickeln und ein Verständnis für neue Arbeitsweisen zu schaffen - alles bevor der Umzug ins Rathaus erfolgt.

Workplace Design

Entwicklung eines Gestaltungsleitfadens für allgemeine Überlegungen zur Identität, um sicherzustellen, dass die Wahl der Möbel, Farben und Oberflächen das unterstützt, was die Gemeinde Høje-Taastrup intern und extern zum Ausdruck bringen möchte. Der Gestaltungsleitfaden basiert auf dem architektonischen Ausdruck, einschließlich des Dialogs mit den Architekten des Gebäudes, sowie auf dem bestehenden grafischen Gestaltungsleitfaden der Gemeinde Høje-Taastrup.

Die Entwicklung eines Büroleitfadens mit der Erstellung von Nutzungsszenarien stellt sicher, dass das neue Rathaus vielfältige Nutzungsmuster und größere Flexibilität unterstützt. Der Büroleitfaden sorgt für allgemeine Richtlinien für die Nutzung des physischen Rahmens, mit der Möglichkeit, Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsmethoden der einzelnen Abteilungen vorzunehmen.

Die Anregungen der Nutzer aus Workshops wurden im Gestaltungsleitfaden in konkrete Richtlinien für Identität, Stimmung und Atmosphäre und im Büroleitfaden in die Formulierung von Funktionen für die einzelnen Raumtypen umgesetzt.

Weitere Leistungen waren die Erarbeitung von Grundrissen, Visualisierungen und Referenzbildern als Grundlage für die Detailgestaltung sowie die Erarbeitung eines grafischen Gestaltungsleitfadens mit den konkreten Vorgaben für die Wahl der Formsprache, den Charakter der Einrichtung, die Farbgebung und die Beschilderung.

Die Erstellung einer Ausschreibungsgrundlage für die Möblierung, Bewertung der Angebote und endgültige Auswahl der Möblierung in Zusammenarbeit mit der Gemeinde Høje-Taastrup gehört zum vollumfänglichen Bearbeiten des Projektes.

Prozessmanagement & Nutzerbeteiligung

Die Erarbeitung eines gesamten Design Prozesses für alle internen Abläufe dient dazu, eine eindeutige Organisation zu schaffen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären sowie die Erwartungshaltung in Bezug auf die Beteiligung am Projekt abzugleichen. Eine enge Zusammenarbeit mit der internen Projektgruppe der Stadtverwaltung, um den Fortschritt und die Entwicklung des Projekts zu gewährleisten, ist hierbei unabdingbar.

Die Moderation von Besprechungen mit der Management Gruppe, mit dem Schwerpunkt Kooperationsbeziehungen und Positionierung im Rathaus sowie die Moderation von Workshops mit Nutzergruppen, um die Einbindung der Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess zu stärken und sicherzustellen, dass relevantes Wissen zeitnah in das Projekt integriert wird, ist ebenfalls Teil der Leistung.

Ebenso die Organisation von Referenzbesuchen für Management und Nutzergruppen in Unternehmen, die über ein etabliertes Arbeitsumfeld verfügen, die den Prozess hinsichtlich der Entwicklung und Nutzung von Büroumgebungen inspirieren können. Die Referenzbesuche werden sorgfältig geplant, um sicherzustellen, dass Ziele und Wertschöpfung klar sind.

Erstellung eines Kommunikationsplans für den Prozess und Beitrag zu Inhalt und Zeitplan der internen Kommunikation.