Som kommun är Høje-Tåstrups stadshus en komplex arbetsplats med många olika funktioner och personalgrupper. Flytten från en äldre, föråldrad byggnad till en betydligt mindre ny byggnad med gemensamma arbetsplatser kräver en inkluderande förändringsprocess. Genom att involvera både chefer och anställda kan man skapa ägarskap för projektet, utveckla nya användningsscenarier tillsammans och skapa en förståelse för nya arbetssätt innan man flyttar in i stadshuset.
Workplace Design
Utveckling av en designguide för att fastställa övergripande överväganden om identitet, för att säkerställa att valet av möbler, färger och ytor stödjer vad Høje-Tåstrups kommun vill uttrycka internt och externt. Designguiden baseras på byggnadens arkitektoniska uttryck, inklusive dialog med byggnadens arkitekter, samt Høje-Tåstrups kommuns befintliga grafiska designguide.
Utveckling av en kontorsguide med upprättande av användningsscenarier för att säkerställa att det nya stadshuset kan stödja flera användningsmönster och större flexibilitet. Kontorsguiden gav övergripande riktlinjer för användningen av den fysiska ramen, med möjlighet att skapa anpassningar till de enskilda avdelningarnas specifika behov och arbetsmetoder.
Användarinput från workshoparna omsattes i konkreta riktlinjer för identitet, stämning och atmosfär i designguiden och i formuleringen av funktionalitet för varje typ av utrymme i kontorsguiden.
Utarbetande av planritningar, visualiseringar och referensbilder för att kommunicera grunden för den detaljerade utformningen, samt en grafisk designguide som anger de specifika riktlinjerna för valet av formspråk, inredningens karaktär, färger och skyltning.
Utarbetande av ett underlag för ett anbudsförfarande för inredning, bedömning av anbuden och slutligt val av inredning i samarbete med Høje-Tåstrups kommun.
Processhantering och användarinvolvering
Förberedelse av en övergripande processdesign för hela den interna processen för att skapa en entydig organisation, klargöra roller och ansvar och säkerställa att förväntningarna på deltagande i projektet är anpassade till varandra. Nära samarbete med kommunens interna projektgrupp för att säkerställa framsteg och utveckling av projektet.
Underlättande av möten med ledningsgruppen, med fokus på samarbetsrelationer och positionering i stadshuset. Facilitering av workshops med användargrupper för att stärka medarbetarnas engagemang i processen och säkerställa att relevant kunskap integreras i projektet i tid.
Anordnande av referensbesök för ledningen och användargrupper på företag som har etablerade arbetsmiljöer som kan inspirera processen när det gäller utveckling och användning av kontorsmiljöer. Referensbesöken planeras noggrant för att se till att de är värdeskapande och att målen är tydliga.
Utarbetande av en kommunikationsplan för processen och bidrag till innehåll och tidpunkt för internkommunikation.
