Det är av avgörande betydelse för kvaliteten i projektet att representanter för användare på alla nivåer får möjlighet att bidra med konkret insikt, erfarenhet, önskemål och visioner, och därmed också möjlighet att påverka utformningen av den slutliga planen för området. Utöver dialogen med de användargrupper som skapats i nära samarbete med representanter för sjukhuset, har ytterligare åtgärder vidtagits för att ge så många som möjligt tillfälle att komma till tals.

Bland annat har C.F. Møller Healthcares konsulter varit på rundvisningar på samtliga avdelningar med relevans för den fysiska planeringen och träffat de olika användarna. Sjukhusets formaliserade samarbets- och säkerhetsorganisationer används som fora för löpande information och diskussion, och en så kallad referensgrupp med en rad kliniska nyckelpersoner har inrättats. Dessutom har en styrgrupp etablerats med sjukhusets ledning, där formella beslut kan fattas vad gäller rekommendationer från referensgruppen.

Konsulterna deltar i alla dessa fora för att säkerställa kontinuiteten.