Som kommune er Høje-Taastrup rådhus en kompleks arbejdsplads, med mange forskellige funktioner og medarbejdergrupper. Flytningen fra en ældre utidssvarende bygning, til et væsentligt mindre nybyggeri med delte arbejdspladser kræver en involverende forandringsproces. Involvering af både ledere og medarbejdere bidrager til at skabe ejerskab til projektet, udvikle nye brugsscenarier sammen, og skabe forståelse for nye måder at arbejde på inden indflytningen i rådhuset.

Workplace Design

Udvikling af designguide for fastlæggelse af overordnede betragtninger om identitet, der skulle sikre at valg af inventar, farver og overflader understøttede det Høje-Taastrup Kommune ønsker at udtrykke internt og eksternt. Designguiden tog udgangspunkt i bygningens arkitektoniske udtryk, herunder dialog med bygningsarkitekterne, samt Høje-Taastrup Kommunes eksisterende grafiske designguide.

Udvikling af en kontorguide med etablering af brugsscenarier, der sikrer at det nye rådhus kan understøtte flere brugsmønstre og større fleksibilitet. Kontorguiden gav overordnede retningslinjer for anvendelse af de fysiske rammer, med mulighed for at der kan skabes tilpasninger til de enkelte afdelingers særlige behov og arbejdsformer.

Brugernes input fra workshops blev omsat til konkrete retningslinjer for identitet, stemning og atmosfære i designguiden, og til formulering af funktionalitet for hver rumtype i kontorguiden.

Udarbejdelse af plantegninger, visualiseringer og referencebilleder til formidling af grundlaget for detailindretningen, samt grafisk designguide der angiver de konkrete retningslinjer for valg af formsprog, karakter af inventar, farver og skiltning.

Udarbejdelse af grundlag for inventarudbud, og vurdering af tilbud samt endeligt valg af inventar i samarbejde med Høje-Taastrup kommune.

Procesledelse og brugerinvolvering

Udarbejdelse af et samlet procesdesign for hele den interne proces, med henblik på at skabe en entydig organisering, afklare roller og ansvarsfordeling samt sikre forventningsafstemning i forhold til inddragelse i projektet. Et tæt samarbejde med kommunens interne projektgruppe for at sikre fremdrift og udvikling af projektet.

Facilitering af møder med ledergruppen, med fokus på samarbejdsrelationer og indplacering i rådhuset. Facilitering af workshops med brugergrupper for at styrke medarbejdernes involvering i processen, samt sikre at relevant viden integreres rettidigt i projektet.

Afholdelse af referencebesøg for leder- og brugergrupper hos virksomheder der har etableret arbejdsmiljøer, der kan inspirere processen vedrørende udvikling og anvendelse af kontormiljøer. Referencebesøg er nøje planlagt for at sikre at de er værdiskabende og at formålene er entydige.

Udarbejdelse af kommunikationsplan for processen og bidrag til indhold og timing i forhold til intern kommunikation.