Som kommune er Høje-Taastrup rådhus en kompleks arbeidsplass med mange ulike funksjoner og ansattgrupper. Flyttingen fra en eldre, utdatert bygning til en betydelig mindre ny bygning med delte arbeidsplasser krever en inkluderende endringsprosess. Å involvere både ledere og ansatte bidrar til å skape eierskap til prosjektet, utvikle nye bruksscenarier sammen og skape forståelse for nye måter å jobbe på før man flytter inn i rådhuset.
Workplace Design
Utvikling av en designguide for å etablere overordnede betraktninger om identitet og sikre at valg av møbler, farger og overflater støttet det Høje-Taastrup kommune ønsker å uttrykke internt og eksternt. Designguiden tok utgangspunkt i bygningens arkitektoniske uttrykk, herunder dialog med bygningens arkitekter, samt Høje-Taastrup kommunes eksisterende grafiske designguide.
Utvikling av en kontorguide med etablering av bruksscenarier for å sikre at det nye rådhuset kan understøtte flere bruksmønstre og større fleksibilitet. Kontorguiden ga overordnede retningslinjer for bruken av de fysiske rammene, med mulighet for å lage tilpasninger til de enkelte avdelingenes spesifikke behov og arbeidsmetoder.
Brukernes innspill fra workshops ble omsatt til konkrete retningslinjer for identitet, stemning og atmosfære i designguiden, og til formulering av funksjonalitet for hver type rom i kontorguiden.
Utarbeidelse av plantegninger, visualiseringer og referansebilder for å kommunisere grunnlaget for detaljutformingen, samt en grafisk designguide med konkrete retningslinjer for valg av formspråk, møbleringskarakter, farger og skilting.
Utarbeidelse av anbudsgrunnlag for inventar, samt vurdering av tilbud og endelig valg av inventar i samarbeid med Høje-Taastrup kommune.
Prosessledelse & Brukerinvolvering
Utarbeidelse av et overordnet prosessdesign for hele den interne prosessen for å skape en entydig organisering, avklare roller og ansvar og sikre forventningsavstemming i forhold til involvering i prosjektet. Tett samarbeid med kommunens interne prosjektgruppe for å sikre fremdrift og utvikling av prosjektet.
Tilrettelegging av møter med ledergruppen, med fokus på samarbeidsrelasjoner og posisjonering i rådhuset. Tilrettelegging av workshops med brukergrupper for å styrke de ansattes involvering i prosessen og sikre at relevant kunnskap integreres i prosjektet til rett tid.
Organisering av referansebesøk for ledelse og brukergrupper i virksomheter som har etablert arbeidsmiljøer som kan inspirere prosessen med utvikling og bruk av kontormiljøer. Referansebesøkene planlegges nøye for å sikre at de er verdiskapende og at målene er klare.
Utarbeidelse av en kommunikasjonsplan for prosessen og bidrag til innhold og tidspunkt for intern kommunikasjon.
