Det er av avgjørende betydning for kvaliteten i prosjektet at alle brukerrepresentanter på alle nivåer får mulighet til å bidra med konkrete innspill, erfaringer, ønsker og visjoner, slik at de på den måten får mulighet til å påvirke utformingen av den endelige arealplanen.

I tillegg til dialogen med brukergruppene, som er sammensatt i nært samarbeid med representanter for sykehuset, er det også iverksatt ytterligere tiltak for å gi så mange som mulig anledning til å komme til orde.

Blant annet har C.F. Møller Healthcares konsulenter vært på omvisning i alle avdelinger som har relevans for arealplanen og møtt brukere der. Sykehusets formaliserte samarbeids- og sikkerhetsorganisasjoner brukes som fora for løpende informasjon og drøfting, og det er etablert en såkalt referansegruppe med en rekke kliniske nøkkelpersoner. Til slutt er det opprettet en styringsgruppe med sykehusets ledelse hvor det kan fattes formelle beslutninger om anbefalinger fra referansegruppen.

Konsulentene deltar i alle disse fora for å sikre kontinuitet.