För ett optimalt tillvaratagande av användarnas kunskaper har ett projektkontor etablerats i foajéområdet på Vejle sjukhus med arbetsplatser för C.F. Møller Healthcares konsulter. Här sätter vi löpande upp ritningar, information om projektets olika stadier, vad som återstår, eventuella dilemman, nästa veckas uppdrag o.s.v. Genom att projektkontoret är placerat på själva sjukhuset får användarna mer information, och som rådgivare får vi löpande feedback på ett effektivt sätt. Det gagnar slutresultatet, och användarna kan vara säkra på att deras åsikter kommer fram.

Med konceptet ”Lägg 15 minuter på att få fram dina åsikter” kan användarna boka tid (max 15 min.) med konsulterna och komma med egna förslag. Ofta är det användare som vanligtvis inte är involverade som på detta sätt kommer till tals.

Fasta tavelmöten bidrar till att skapa en tidseffektiv och värdeskapande möteskultur. Anslagstavlorna används också för att skapa kontinuitet hos användarna, då vi sätter upp relevant material som exempelvis projektorganisering, kontakt- och användargruppsinformation, tidsplaner, aktivitetsplaner, milstolpsplaner, diagram, ritningar, dagordningar, protokoll o.s.v.